第一章总则

为进一步规范招生考试和学籍学历信息管理工作，维护国家教育制度严肃性、公平性，保护学生权益，建立健全招生考试和学籍学历管理的长效机制，按照教育部和陕西省教育厅有关要求，结合我校实际，制定本办法。

第二章考生资格审查与管理

一、严格报名程序，核验考生身份

1.教务处负责组织在校生“专升本”考试报名工作

教务处对报名考生身份进行严格审核，审核材料包括考生居民户口簿、身份证、录取新生名单、学籍信息等，在省教育考试院的指导下，利用现代信息技术做好考生信息（特别是图像信息）现场采集、人像比对（学籍、身份证和现场采集照片）和身份核验工作，严格落实“人证一致”核查要求。

在“专升本”考试报名工作中，要求考生不得代报名、不得代签字，报名信息由审核人员签字确认，对考生报名信息的真实性和准确性负责，考生报名信息确认表等关键材料长期留存备查。

（2）招生就业处负责分类考试考生报考工作

招生就业处按照省考试院提供的考生信息、照片审核后，生成准考证打印信息。

二、严格考试程序，核验考生身份

1.每次考试前，学校对监考人员、考务工作人员进行考务培训和管理，严格执行考务工作规定。对不负责任、玩忽职守的监考和考务工作人员，按有关规定处理后，不再安排监考、考务工作。

2.考生进入考场前和考试过程中，监考人员认真核对考生准考证、身份证等有效证件，运用人证比对、人像比对、人脸识别等现代信息技术对考生进行身份核验，使用手机信号屏蔽仪、金属探测仪等设备进行检测，严防冒名顶替、替考、作弊等违法违规行为发生。

3.学校将加快标准化考场建设，加强考试过程化管理及资料留存备查等工作。

三、规范招生录取信息告知和录取通知书寄递工作

1.招生录取信息告知工作

招生就业处通过学院官网、学院官方微信公众号、电话、手机短信、扫描二维码等多种渠道向考生、家长公布录取结果。

2.录取通知书寄递工作

在录取通知书寄递工作中，严格管理，学校安排专人负责考生录取通知书的邮寄工作。按照考试院提供的电子档案、依据邮寄要求，准确填写收件人姓名、地址、邮编、联系电话等信息，对个别信息不全的考生，逐一打电话核实后，以特快专递的方式邮寄给学生，并将邮寄运单妥善归档和保管。采取多种渠道、及时告知考生EMS运单号，方便学校、考生及时查看物流信息，确保录取通知书寄递全过程可查询、可追溯和邮件安全，保证通知书能及时送达考生。

对于无法投寄或考生退回的录取通知书，安排专人登记造册，妥善保管，当年新生报到结束后销毁。

第三章新生入学资格审查复查

一、严格完成新生入学资格审查

1.为保证新生入学资格审查复查工作有序开展，学院成立以学院院长任组长、副院长任副组长、招生就业处、教务处、学生处、后勤基建处、纪律检查室、各二级学院等部门负责人任成员的新生入学资格审查复查工作小组，其主要职责是负责组织、统筹、协调新生入学资格审查复查工作；制定新生入学资格审查复查工作实施方案；处理新生入学资格审查阶段

/复查阶段出现的各类重大问题等。

2.教务处、学生处根据工作方案对负责新生报到的审查专员进行业务培训，明确工作流程和工作要求。做到新生报到“入口严”，审查/复查各审核环节工作责任到人，做好过程记录及有关资料归档工作。

3.根据实际情况，新生入学资格审查分为两个阶段：

第一阶段，报到初查。

新生报到时，负责入学资格审查工作的审查专员，要高度重视新生资格审查工作，认真核对新生的身份证、录取通知书、准考证、考生纸质档案、人像（身份证照片、准考证照片、今日校园迎新平台录取照片）是否与今日校园迎新系统上的信息一致；并做好审查结果登记工作。

第二阶段，报到复查。

新生报到结束后两周内，由招生就业处整理高考录取享受加分考生信息、录取新生名册，分发给各二级学院进行加分资格审查和录取资格复查。

4.在审查过程中发现的存疑情况，由新生入学报到资格审查领导小组安排核实，对弄虚作假、冒名顶替入学或其他违反国家招生考试规定的新生，取消入学资格。

二、新生入学资格复查

1.各二级学院成立新生入学资格复查工作领导小组，由二级学院院长、书记任组长，负责本学院新生入学资格复查工作的组织与实施。

2.新生入学报到后3个月内，学校按照国家招生规定开展新生入学资格复查工作，复查内容包括：新生入学通知书、身份证、准考证等证明材料信息是否与录取信息一致；中学档案、高考报名材料、党团档案中所载信息是否与本人一致；录取照片、入学照片、身份证照片比对是否确系同一人；录取手续及录取资格是否合规；身体健康与心理健康状况是否符合录取/就读要求等。

新入学学生必须进行入学资格复查，做到不漏一人。在复查过程中，对档案材料不全、复查暂未通过（存疑）、照片比对分值低、被信访举报的学生，由学校新生入学资格审查/复查工作领导小组安排重点复查。

3.复查结果处理

学校通过招生信息网公示新生入学资格复查结果。对在复查过程中通过弄虚作假、徇私舞弊等方式冒名顶替入学以及其他违规录取的新生，取消其学籍；情节严重的，移交有关部门调查处理。

每年新生入学资格复查工作结束后，由教务处拟文，学校同意后将工作开展情况向省教育厅报告。

第四章高校学籍学历管理

一、严格新生学籍注册和学籍自查。

1.新生学籍注册。

（1）新生报到后，教务处根据二级学院提供的报到情况统计表，新生录取名册，对学生报到情况进行精准统计，按照报到入学、放弃入学资格、保留入学资格及取消入学资格四种情况分类据实注册，注册工作一般应于新生入学报到后30日内完成，且待报到数据为零。

（2）对因学信网无录取数据、录取数据不全、无录取照片等特殊情况，由招生就业处及时与生源地省级教育考试院联系核实解决。

2.新生学籍自查

（1）新生学籍电子注册工作完成后，由教务处下发学籍自查通知、学籍自查步骤，在规定时间内（一般为30日），所有报到入学新生登录学信网自查确认学籍注册信息，学籍自查率应达到100%。

（2）对于未在规定时间内进行自查的学生，由教务处负责确认、二级学院负责处理。

（3）对于新生在学籍自查过程中发现的问题，由教务处负责及时核实、纠正、解决，对于录取数据有误的，由招生就业处向省级教育考试院提出申请，进行修改。

3.自查结果上报。

每年在新生学籍自查工作完成后10日内，由教务处拟文，学校同意后及时向陕西省教育厅报送新生学籍注册及自查工作完成情况。

二、加强在校生学籍管理

1.学年注册。

从学生入学第二学年开始起至毕业学年，每学年第一学期开学后30天内，教务处按照各二级学院、财务处提供的学生报到缴费名单，登录学信网完成在校生学年电子注册工作。对未缴费且未办理暂缓注册手续或未经请假逾期2周未返校者，不予学年注册，按照自动退学处理。

2.在校生学籍信息变更

（1）原则上不允许在校生变更学籍信息。学生在校期间确需变更姓名、出生日期、民族、身份证号码等学籍信息的，应由学生本人提出申请，且变更理由合理、充分，并提供有法定效力的支撑材料。

（2）在校生学籍信息变更工作由教务处负责，学籍管理员、教务处领导、分管校领导审签通过后，准予变更。

（3）学籍管理员向学信网上传完整的信息变更支撑材料，进行变更标记。建立电子档、纸质版变更支撑材料登记备案。

（4）在信息变更过程中，对因户口注销、年龄变更及身份证涉及省份变化等特殊情况的，实行教务处、二级学院联合审查，确保信息变更准确性。

3.平台数据管理

（1）教务处按照教育部、省教育厅有关文件制定学校学籍学历管理平台工作规范、操作流程等制度。

（2）在分管校领导、教务处领导指导下，授权专人按照权限负责对学信网平台数据进行据实学籍注册、学年注册、学历注册、学籍异动标注、学籍信息修改等操作。

（3）根据实际情况，及时对平台数据进行维护和更新，清理冗余数据，做到平台数据“不多人，不少人”。

（4）对学信网平台反馈的历届毕业生数据，核实后根据省教育厅要求完成补学历照片、学历勘误、复核备案等工作。

4.预计毕业生毕业资格审查与学历注册。

（1）学校成立预计毕业生毕业资格审查领导小组，由主管学籍学历管理工作的副院长任组长，教务处、学生处、财务处、纪律检查室、党政办、各二级学院负责人任成员，其主要职责是负责组织、统筹预计毕业生毕业资格审查工作，制定毕业资格审查工作实施方案等。

（2）预计毕业生毕业资格审查工作内容主要有：学历信息核对、学业完成情况、人像比对，以及是否有违反招生规定、是否有无学籍、是否有空挂学籍等情况。

（2）预计毕业生毕业资格审查通过的学生，按照学籍管理制度确定毕业生和结业生名单，报请院长办公会审定通过后，教务处负责在学信网完成学历注册工作，制作学业证书。对未通过毕业资格审查的学生不颁发学历证书。

（3）学历注册完成并提供网上查询后，学校不变更证书内容及注册信息，不再受理学生信息变更事宜。

5.学业证书管理

（1）教务处负责学业证书的打印、盖章等工作，二级学院负责学业证书的具体发放工作。

（2）教务处负责结业证置换毕业证、毕业证书遗失后学历证明书补办工作。

（三）规范学籍档案管理

1.学籍档案管理制度

由学生处牵头，教务处、招生就业处、各二级学院等部门制定学生档案管理办法，制定档案归档要求，指导学生档案的收集归档、检查、核对及档案的转递、保存、托管、补办、查阅等工作。

2.学生档案收集使用

（1）新生入学时须将就读中学（中职）阶段学籍档案等交学校。

（2）新生入校后建立入学登记表、入学体检表、学籍卡，并与录取通知书一起存档。

（3）在校期间建立学生诚信档案、成绩单、各种奖励或处分材料、学期综合评定、高等学校毕业生登记表、以及其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

（4）学生毕业或退学时，按照规定进行档案的转送移交工作，并做好过程记载。

3.学校将利用现代信息技术，逐步推进学籍档案电子化。

第五章组织实施

一、组织领导

学院学籍学历管理工作实行“一把手”工程，由院长总负责，主管教学的副院长具体负责，教务处、学生处、财务处、纪律检查室、各二级学院等部门负责贯彻落实国家有关高校招生录取（含特殊类型招生）、新生入学资格审查/复查、学籍学历管理的法规政策，制定学籍学历管理工作实施细则，明确组织领导、工作内容、程序步骤、监督管理等工作要求，并报省级教育行政部门备案。

二、工作保障

1.教务处配备2名专职学籍学历管理人员，在分管院领导、教务处领导指导下，开展学籍学历日常管理工作、与上级部门进行业务对接、完成学信网平台学生学籍状态标记等工作。

2.在经费方面给予保障，定期安排学籍学历管理业务培训，不断提升相关管理人员的政策水平和业务能力；根据需要及时升级软硬件设备，确保学籍学历管理信息化水平不断提升。

三、督查问责

1.建立监督检查、责任追究机制，对在招生录取、学籍学历管理等关键环节不尽职履职、敷衍塞责、弄虚作假、滥用权力等情形按有关规定追究相关人员和部门负责人的责任。

2.建立申诉、信访、监督处理机制，对学生在学籍学历管理工作中提出的申诉、信访、举报等问题，由学院学生申诉处理委员会、纪律检查室负责查实处理。

第六章附则

1.本办法适用于在我校接受普通高等学历教育的专科学生，成人高等继续教育学生参照执行。

2.本办法自2021年9月1日起实行。